ANR

CERTIFICAR​​​EA ISM (tip cerere certificare,tarife,modele de certificate)

​​Cerere pentru certificare ISM.doc

Modele Certificare ISM.pdf

Dispoziţii ge​nerale

Potrivit Codului I.S.M. , fiecare companie de navigaţie are obligaţia să stabilească obiectivele în domeniul managementului siguranţei, prevăzute în secţiunea 1.2 a acestuia, precum şi să dezvolte, să implementeze şi să menţină un sistem de management al siguranţei (SMS) care include cerinţele funcţionale prevăzute în secţiunea 1.4 din Codul I.S.M. amendat.

Toate companiile, persoane juridice române sau filiale în România ale unor persoane juridice străine, care sunt proprietare de nave sau care administrează nave care arborează pavilionul român, trebuie să obţină de la ANR, DOC pentru companie şi SMC pentru fiecare navă.

Compania trebuie să pună în funcţiune, cu forţe proprii sau cu ajutorul unei companii de consultanţă, un SMS propriu, conform prevederilor Codului I.S.M.

ANR va emite DOC şi SMC în baza unui raport de audit executat de un auditor din lista auditorilor mandataţi de MCTC şi care va fi independent faţă de companie şi faţă de compania de consultanţă care a contribuit la implementarea sistemului, conform prevederilor alin. (1), sau de către auditori din cadrul ANR.

Auditul va fi executat în conformitate cu liniile directoare din Rezoluţia IMO A.913 (22), Rezoluţia IMO-A.1022(26) / 2009 şi Rezoluţia IMO-A.1071(28) / 2013.

Pentru certificare fiecare companie va prezenta ANR următoarea documentaţie:

a) cererea de certificare-tip, conform modelului prezentat în anexa la prezentele norme metodologice;

b) actele doveditoare privind legalitatea funcţionării companiei;

c) lista cu tipurile de nave, caracteristicile acestora, certificatele şi rapoartele inspecţiilor statutare şi de clasă;

d) manualul managementului companiei;

e) manualul procedurilor conforme managementului companiei;

f) manualul managementului la bordul navelor;

g) manualul procedurilor conforme managementului la bordul navelor;

h) raportul auditului extern;

 i) chitanţa privind achitarea tarifelor.

Procesul de certificare

(1) Procedura de certificare pentru emiterea unui DOC pentru o companie şi a unui SMC pentru o navă va cuprinde în mod normal următoarele etape:

a) verificarea iniţială;

b) verificarea anuală sau intermediară;

c) verificarea pentru reînnoire;

d) verificarea suplimentară.

(2) Verificările prevăzute la alin. (1) se efectuează de auditorii mandataţi de MCTC sau auditori din cadrul ANR, în condiţiile legii, la cererea companiei interesate, prezentându-se documentaţia prevăzută la art. 4. Verificarea iniţială a companiei şi a navelor se face prin parcurgerea următoarelor etape:

a) evaluarea SMS al companiei;

b) evaluarea SMS al navelor.

(1) Evaluarea SMS de la ţărm presupune evaluarea departamentelor unde se efectuează managementul şi a celorlalte compartimente existente în concordanţă cu organizarea companiei şi cu funcţiile acestor structuri.

(2) În cazul în care compania are mai multe sedii, nu este obligatoriu ca toate sediile să fie inspectate cu ocazia verificării iniţiale.

După finalizarea evaluării SMS de la ţărm şi în cazul în care rezultatele au fost satisfăcătoare, poate începe organizarea şi planificarea evaluării navelor aparţinând respectivei companii. După finalizarea evaluării navelor şi dacă rezultatele sunt satisfăcătoare, ANR va elibera DOC pentru companie şi SMC pentru navele acesteia.

(1) DOC se eliberează ca urmare a verificării faptului că SMS implementat de companie concordă cu cerinţele Codului I.S.M. şi că acesta este efectiv pus în aplicare.

(2) În cadrul verificării compania trebuie să demonstreze că SMS pus la punct de companie a funcţionat cel puţin 3 luni şi că un SMS a funcţionat la bordul navelor pentru cel puţin o navă, de fiecare tip, exploatată de către companie timp de cel puţin 3 luni. Dovada funcţionării celor două sisteme trebuie să includă rapoarte de audit intern anual realizat de companie la bordul ​navei şi la ţărm.

(3) O copie de pe DOC prevăzut va fi transmisă fiecărei filiale şi fiecărei nave a companiei, iar ​câte o copie de pe SMC al fiecărei nave va fi transmisă la sediul central al companiei.

(1) Verificarea anuală a DOC se face pe baza unor audituri anuale.

(2) Scopul acestor audituri este de a verifica funcţionarea efectivă a SMS şi dacă orice modificări făcute SMS sunt în concordanţă cu cerinţele Codului I.S.M.

(3) Auditurile trebuie să includă examinarea şi verificarea corectitudinii dovezilor privind certificatele statutare şi de clasă pentru cel puţin o navă din fiecare tip, care au fost avute în vedere la eliberarea iniţială a DOC.

Verificarea anuală se efectuează în perioada de 3 luni înainte sau după fiecare dată aniversară DOC. Dacă se constată nonconformităţi, se vor stabili termene de remediere a deficienţelor, care să nu depăşească 3 luni de la data auditului.

În cazul în care compania are mai multe sedii şi acestea nu au fost vizitate la evaluarea iniţială, în cadrul verificării anuale se va urmări ca acestea să fie vizitate în perioada de valabilitate a DOC.

În anumite cazuri, în timpul perioadei iniţiale de operare conform SMS, ANR poate constata necesitatea creşterii frecvenţei verificărilor intermediare. Frecvenţa acestor verificări se stabileşte ţinând cont de nonconformităţile găsite. Numărul şi termenele verificărilor intermediare se stabilesc de către ANR la eliberarea SMC

În cazul în care se efectuează doar o verificare intermediară, aceasta trebuie să aibă loc între a 2-a şi a 3-a dată aniversară a emiterii SMC.

(1) Verificările pentru reînnoire urmează să fie realizate înaintea expirării datei aniversare a DOC sau a SMC.

(2) Verificarea pentru reînnoire va avea în vedere toate elementele SMS şi activităţile la care se aplică cerinţele Codului I.S.M.

(3) Verificarea de reînnoire poate fi realizată cu 6 luni înainte de data de expirare a DOC sau a SMC şi trebuie finalizată înainte de data de expirare a acestora. Eliberarea şi valabilitatea documentului de conformitate (DOC) şi a certificatului de management al siguranţei (S.M.C.)

Eliberarea şi valabilitatea documentului de conformitate (DOC)

Documentul de conformitate (DOC) se eliberează unei companii, ca urmare a unei verificări iniţiale a conformităţii cu cerinţele Codului I.S.M.

Documentul de conformitate (DOC) se eliberează ca urmare a verificării faptului că sistemul de management al siguranţei (S.M.C.), pus la punct de companie, concordă cu cerinţele Codului I.S.M. şi cu determinarea dovezii obiective, demonstrând că acesta este efectiv pus în aplicare.

Verificarea trebuie să includă dovada obiectivă care demonstrează că sistemul de management al siguranţei (S.M.S.), pus la punct de companie, a funcţionat cel puţin 3 luni şi că un sistem de management al siguranţei (S.M.C.) a funcţionat la bordul navei pentru cel puţin o navă, de fiecare tip, exploatată de către companie timp de cel puţin 3 luni. Dovada obiectivă trebuie, printre altele, să includă rapoarte de la auditul intern anual realizat de companie la bordul navei şi la ţărm.

Documentul de conformitate (DOC) este valabil pentru tipurile de nave pe care se bazează verificarea iniţială. Pentru navele noi, introduse de companie în exploatare după data eliberării documentului de conformitate (DOC), se va proceda astfel:

• dacă navele sunt de acelaşi tip, documentul de conformitate (DOC) rămâne neschimbat, iar auditul va fi făcut numai la nava nou-introdusă, care va primi un certificat de management al siguranţei (S.M.C.) după finalizarea cu rezultate satisfăcătoare a auditului;

• dacă navele sunt de alte tipuri decât cele pentru care este eliberat documentul de conformitate (DOC), se va elibera un document de conformitate interimar, valabil 6 luni, timp în care compania face auditul extern.

Valabilitatea unui document de conformitate (DOC) poate fi extinsă pentru a cuprinde tipurile de nave suplimentare, după verificarea capacităţii companiei de a fi în concordanţă cu cerinţele Codului I.S.M. pentru aceste tipuri de nave. În acest context, tipurile de nave sunt acelea la care se referă cap. IX al Convenţiei SOLAS 74.

Extinderea valabilităţii documentului de conformitate (DOC) pentru alte tipuri de nave nu este motiv de prelungire a termenului de valabilitate a documentului de conformitate (DOC) iniţial.

Documentul de conformitate (DOC) este valabil pentru o perioadă de 5 ani.

Valabilitatea documentului de conformitate (DOC) este supusă verificării anuale, în perioada de 3 luni înainte sau după data aniversară (anuală), pentru a confirma funcţionarea efectivă a sistemului de management al siguranţei (S.M.S.). Aceasta trebuie să includă examinarea şi verificarea corectitudinii documentelor statutare şi de clasificare prezentate pentru cel puţin o navă de fiecare tip la care se aplică documentul de conformitate (DOC). Acţiunile corective şi modificările aduse sistemului de management al siguranţei (S.M.S.), efectuate după verificarea anterioară, trebuie, de asemenea, verificate.

Pentru verificarea anuală, compania trebuie să depună o cerere la Administraţie la o dată care să permită efectuarea auditului în termenul precizat în paragraful anterior.

Ca şi la verificarea iniţială, administraţia va nominaliza auditorul.

Raportul de audit, ca urmare a verificării anuale, va fi prezentat de companie Administraţiei, însoţit de documentul de conformitate (DOC) şi de fişa de consemnare a verificărilor anuale.

Consemnarea verificării anuale se va face, după caz, cu precizarea termenelor de soluţionare a nonconformităţilor majore înscrise în raportul de audit.

Termenele de soluţionare a nonconformităţilor nu trebuie să depăşească 3 luni de la data împlinirii termenului de verificare anuală. Reînnoirea documentului de conformitate (DOC) pentru perioada ulterioară de 5 ani trebuie să includă evaluarea tuturor elementelor sistemului de management al siguranţei (S.M.S.) privind eficienţa sa în satisfacerea obiectivelor specificate în Codul I.S.M.

Pentru o companie care se va înfiinţa după data de 1 iulie 1998, dacă aceasta are un sistem de management al siguranţei (S.M.S.) care satisface cerinţele paragrafului 1.2.3. din Codul I.S.M., aceasta va putea cere administraţiei emiterea unui document de conformitate interimar. Administraţia poate emite un document de conformitate interimar, valabil cel mult 12 luni. În cadrul termenului de valabilitate, compania trebuie să demonstreze că planurile de implementare a sistemului de management al siguranţei (S.M.S.) satisfac în totalitate cerinţele Codului I.S.M., astfel încât Administraţia să poată emite un document de conformitate (DOC) pentru un termen de 5 ani.

Un document de conformitate interimar se va putea elibera şi în cazul în care o companie care deţine un document de conformitate (DOC) preia în exploatare un nou tip de navă.

Documentul de conformitate interimar se eliberează şi în acest caz tot de către Administraţie, după prezentarea raportului de audit favorabil, care va consemna că sistemul de management al siguranţei (S.M.S.) a fost adaptat astfel încât să satisfacă şi cerinţele specifice noului tip de navă.

Documentul de conformitate (DOC) poate fi retras numai de către Administraţia care l-a eliberat. Administraţia poate să retragă documentul de conformitate (DOC), dacă nu se solicită confirmarea anuală sau dacă există nonconformităţi majore faţă de Codul I.S.M. În acest caz, şi certificatele de management al siguranţei (S.M.C.), asociate cu documentul de conformitate (DOC), vor fi invalidate şi retrase. Eliberarea şi valabilitatea certificatului de management al siguranţei (S.M.C.). Certificatul de management al siguranţei (S.M.C.) se va elibera unei nave în urma verificării iniţiale a conformităţii cu cerinţele Codului I.S.M. Aceasta include verificarea că documentul de conformitate (DOC) pentru compania responsabilă cu exploatarea navei este aplicabil acestui tip specific de navă şi verificarea că sistemul de management al siguranţei (S.M.S.) corespunde Codului I.S.M. şi că este pus în aplicare. Dovezile obiective care să demonstreze că sistemul a funcţionat efectiv pentru cel puţin 3 luni la bordul navei trebuie să fie disponibile, inclusiv rapoartele auditului intern realizat de companie.

Certificatul de management al siguranţei (S.M.C.) este valabil pentru o perioadă de 5 ani.

Valabilitatea certificatului de management al siguranţei (S.M.C.) este supusă la cel puţin o verificare intermediară, care să confirme funcţionarea eficientă a sistemului de management al siguranţei (S.M.S.) şi că orice modificări efectuate de la verificarea anterioară sunt în conformitate cu Codul I.S.M. În anumite cazuri, mai ales în timpul perioadei iniţiale de

exploatare a sistemului de management al siguranţei (S.M.S.), Administraţia poate să sporească frecvenţa verificărilor intermediare, dacă consideră necesar.

Reînnoirea certificatului de management al siguranţei (S.M.C.) pentru o nouă perioadă de 5 ani va include o evaluare a tuturor elementelor sistemului de management al siguranţei (S.M.S.), care aparţin acelei nave, în satisfacerea obiectivelor specificate în Codul I.S.M.

Certificatul de management al siguranţei (S.M.C.) poate fi retras doar de Administraţia care l-a eliberat. Administraţia poate să retragă certificatul de management al siguranţei (S.M.C.), dacă nu se cere verificarea intermediară sau dacă există dovada unei nonconformităţi majore faţă de Codul I.S.M., sau dacă documentul de conformitate (DOC) al companiei care exploatează nava nu mai este valid. 

Documentul de conformitate interimar şi certificatul de management al siguranţei interimar

Documentul de conformitate interimar poate fi emis pentru a facilita implementarea iniţială a Codului I.S.M. şi aplicarea, acolo unde o companie este nou-stabilită sau unde noile tipuri de nave sunt adăugate, la un document de conformitate (DOC) existent. Administraţia poate emite un document de conformitate interimar, valabil nu mai mult de 12 luni, unei companii, ca urmare a demonstrării că respectiva companie are un sistem de management al siguranţei (S.M.S.) care satisface obiectivele menţionate în paragraful 1.2.3. din Codul I.S.M. Administraţia va cere companiei să prezinte planurile de implementare a sistemului de management al siguranţei (S.M.S.) care să satisfacă cerinţele complete ale Codului I.S.M. în termenul de valabilitate al documentului de conformitate interimar.

Un certificat de management al siguranţei interimar, valabil pentru nu mai mult de 6 luni, poate fi emis noilor nave, la livrare sau când o companie preia responsabilităţile pentru managementul unei nave care este nouă pentru companie. În cazuri speciale, Administraţia poate extinde valabilitatea certificatului de management al siguranţei interimar pentru încă alte 6 luni.

Înainte de a emite un certificat de management al siguranţei interimar, Administraţia va verifica dacă:

1. documentul de conformitate (DOC) sau documentul de conformitate interimar este relevant pentru acea navă;

2. sistemul de management al siguranţei (S.M.S.), prevăzut de companie pentru navă, include elementele cheie ale Codului I.S.M. şi a fost evaluat în timpul auditului pentru emiterea documentului de conformitate (DOC) sau a fost demonstrat prin emiterea documentului de conformitate interimar;

3. comandantul şi ofiţerii superiori sunt familiarizaţi cu sistemul de management al siguranţei (S.M.S.) şi cu planurile pentru implementarea acestuia;

4. au fost date instrucţiunile identificate ca fiind esenţiale, înainte ca nava să navigheze;

5. există planuri pentru auditul navei în termen de 3 luni;

6. informaţiile relevante privind sistemul de management al siguranţei (S.M.S.) sunt date în limba română şi în limba engleză.

Verificarea conformităţii cu Codul I.S.M.

Pentru a fi în conformitate cu cerinţele Codului I.S.M., companiile trebuie să elaboreze, să implementeze şi să menţină un SMS care să asigure siguranţa navelor şi protecţia mediului.

Politica companiei trebuie să includă obiectivele definite de Codul I.S.M..

ANR va verifica conformitatea cu cerinţele Codului I.S.M. prin determinarea:

a) conformităţii SMS realizat de companie cu cerinţele Codului I.S.M.;

b) modului în care SMS asigură îndeplinirea obiectivelor prevăzute în paragraful 1.2.3 din Codul I.S.M.

Determinarea conformităţii elementelor SMS, implementat de companie, cu cerinţele specificate de Codul I.S.M. se va face către ANR pe baza rapoartelor de audit extern, întocmite de auditori proprii sau de către auditori mandataţi de MTCT .

Concordanţa SMS cu obiectivele generale ale managementului siguranţei Codul I.S.M. identifică obiectivele generale ale managementului siguranţei navelor, care urmăresc:

a) asigurarea siguranţei exploatării navei şi a mediului de lucru;

b) stabilirea de practici împotriva tuturor riscurilor identificate;

c) îmbunătăţirea continuă a abilităţilor personalului de la ţărm şi de la bordul navei privind managementul siguranţei, inclusiv pregătirea situaţiilor de urgenţă atât în ceea ce priveşte siguranţa navelor, cât şi protecţia mediului înconjurător.

Criteriul de bază pentru efectuarea evaluării conformităţii SMS – ului companiei cu cerinţele Codului ISM este ca acesta să fie în concordanţă cu cerinţele specifice definite de Codul ISM ca standarde specifice de siguranţă şi protecţia mediului.

Evaluarea conformităţii cu cerinţele Codului I.S.M. se face de către auditori mandataţi de MCTC, aparţinând unor organizaţii recunoscute, sau de către auditori din cadrul ANR, în condiţiile legii.

Toate dovezile care pot facilita verificarea conformităţii cu Codul I.S.M. trebuie să fie accesibile examinării. În acest sens compania pune la dispoziţie auditorilor toate documentele privind certificatele statutare şi de clasă care să scoată în evidenţă acţiunile întreprinse de companie pentru menţinerea conformităţii cu regulile şi reglementările obligatorii. Auditorii vor verifica în mod deosebit autenticitatea şi veridicitatea respectivelor documente.

Pe timpul evaluării, pentru cerinţele obligatorii care nu fac obiectul supravegherilor, cum ar fi modul de întreţinere a navei şi a echipamentului sau anumite cerinţe operaţionale, se vor solicita următoarele documente care să asigure conformitatea şi dovezi obiective şi necesare pentru verificare:

a) documentele referitoare la procedurile şi instrucţiunile prevăzute în secţiunea 1.4 a Codului I.S.M.;

b) documentele privind verificările efectuate de ofiţerii superiori în timpul operaţiunilor zilnice având ca obiectiv asigurarea conformităţii.

(1) Verificarea conformităţii cu regulile şi reglementările obligatorii, care reprezintă o parte a certificării conform Codului I.S.M., nu dublează şi nici nu înlocuieşte supravegherea pentru obţinerea altor certificate maritime.

(2) Verificarea conformităţii cu cerinţele Codului I.S.M. nu absolvă compania, comandantul sau orice altă persoană fizică ori juridică, implicată în managementul sau în operarea navelor, de responsabilităţile lor în acest sens.

ANR trebuie să se asigure că respectiva companie:

a) şi-a stabilit sistemul de management al siguranţei (SMS) în conformitate cu prevederile pct. 1.2.3 alin. (2) din Codul I.S.M.; şi

b) a stabilit proceduri prin care să asigure că prevederile prevăzute la art. 11 lit. a) sunt implementate la ţărm şi la bordul navei.

În cadrul SMS, implementarea altor coduri, a liniilor directoare şi a standardelor recomandate de Organizaţie, de societăţile de clasificare şi de alte organizaţii din sectorul maritim nu sunt obligatorii în conformitate cu cerinţele Codului I.S.M. Totuşi auditorii trebuie să încurajeze ca acestea să fie adoptate atunci când sunt aplicabile activităţii companiei.

Proceduri cu privire la nonconformităţile majore observate, relative la Codul I.S.M.

(1) În cazul în care se constată nonconformităţi majore în cadrul auditurilor referitoare la Codul I.S.M., ANR trebuie să se asigure că acestea sunt cunoscute, în vederea remedierii, de către companie.

(2) O nonconformitate majoră găsită poate fi retrogradată la nonconformitate dacă ANR este satisfăcută de remedierile făcute. O nonconformitate majoră apărută la o navă trebuie să fie retrogradată la nonconformitate înainte de plecarea navei. Soluţionarea/remedierea nonconformităţilor se va face într-o perioadă care să nu depăşească 3 luni de la data

constatării.

(3) În cazul în care ANR permite ca o nonconformitate majoră să fie retrogradată în nonconformitate, trebuie să fie efectuat cel puţin un audit în perioada de timp agreată pentru acţiunile de remediere, în vederea observării dacă aceste remedieri au fost efectiv realizate.

La solicitarea statului portului, ANR trebuie să furnizeze informaţiile relevante disponibile cu privire la valabilitatea DOC prezentat de o navă care arborează pavilionul român.

În cazul în care unei companii i-a fost retras DOC, respectivei companii nu i se mai emite un document de conformitate interimar sau un nou DOC până când nu a fost efectuată o verificare iniţială sau o verificare suplimentară similară unei verificări iniţiale şi care a avut rezultate satisfăcătoare.

(1) În cazul retragerii DOC, din cauza unei nonconformităţi majore, se retrag şi SMC care au fost eliberate în baza DOC.

(2) În cazul prevăzut la alin. (1) ANR trebuie să ia măsurile necesare pentru ca navele cărora li s-a retras SMC să nu mai opereze. Aceste măsuri pot include reţinerea navei sau stoparea operaţiunilor de încărcare/descărcare a navei, în conformitate cu legislaţia în vigoare. (3) Măsurile întreprinse conform alin. (2) încetează după emiterea unor noi SMC.

(1) Emiterea unor noi SMC se va face numai după eliberarea unui nou DOC şi numai după ce se va face o verificare echivalentă cu o verificare iniţială la bordul navelor respectivei companii.

(2) Verificarea prevăzută la alin. (1) se va efectua pentru cel puţin o navă din fiecare tip.

(1) În cazul în care unei nave i-a fost retras SMC, chiar dacă DOC al companiei este valabil, ANR va lua măsuri pentru reţinerea navei sau stoparea operaţiunilor de încărcare/descărcare a navei, în conformitate cu legislaţia în vigoare.

(2) Măsurile întreprinse conform alin. (1) încetează după emiterea unui nou SMC.

(1) Unei nave căreia i-a fost retras SMC din cauza unei nonconformităţi majore nu i se va elibera un certificat de siguranţă a managementului interimar. Un nou SMC poate fi eliberat numai după efectuarea unei verificări iniţiale sau a unei verificări suplimentare echivalente unei verificări iniţiale la bordul navei.

(2) În funcţie de natura nonconformităţii majore a SMS implementat la bordul navei, valabilitatea DOC trebuie verificată printr-un audit, echivalent cu un audit anual, înaintea ​​eliberării SMC. Noul SMC emis trebuie să aibă aceeaşi dată de expirare cu a celui retras. ​​

Tarife

Pentru activităţile specifice desfăşurate, referitoare la certificarea ISM, Autoritatea Navală Română percepe tarifele stabilite prin Ordinul MT nr 444/2018 Anexa 1, care vor fi actualizate lunar , în funcţie de rata de schimb euro-leu​​